Hogyan levelezzünk « Tartalomjegyzék » Csatolt állományok kezelése


Mit írjunk, mit ne írjunk?

Emlékezzünk vissza az e-mail szerkezetének ismertetésére: néhány információ automatikusan belekerül az e-mailbe: ilyen a küldő drótpostacíme és a dátum, ezeket nem kell leírnunk egyáltalán levelünk törzsében. Érdemes azonban a levél témáját pár szóban összefoglalni a tárgy (subject) mezőben, hiszen ezzel a címzett dolgát könnyítjük meg: sok beérkező leveléből a tárgy alapján ki tudja választani a fontosabbakat.

Próbáljuk meg leveleinket áttekinthetővé tenni: habár a levelezőprogramok nagy része csak az egyszerű szöveges üzenetet támogatja, mindenféle kiemelés, vastag és dőlt betűk lehetősége nélkül, a jó tördelés sokat segíthet. Tagoljuk bekezdésekre üzenetünket, és ezek között hagyjunk egy üres sort. A megszólítást és az aláírást is írjuk külön sorba, egy-egy üres sorral választva el a levél tartalmától.

A levelezéshez rengeteg praktikus tanácsot adhatnánk. Interneten sokfelé elérhető a különböző csoportok, illetve Internet szolgáltatók által megfogalmazott Netikett, mely internetes etikettként tartalmaz javaslatokat, melyeket érdemes betartani. Igyekeztünk ezek közül a legfontosabbakat kiválasztani:

  • Figyeljünk a tömörségre úgy, hogy ne is legyünk túlságosan rövidek! (A hosszú leveleket sokan nem olvassák el, inkább letörlik.)
  • Amikor egy levélre válaszolunk, levelezőprogramunk általában a teljes eredeti levelet beilleszti a válaszba idézetként (a sorok elejére helyezett > jellel). Csak annyit idézzünk az eredetiből, amennyi ahhoz kell, hogy érthető legyen a válasz, és ne többet – de annyit feltétlenül! Rendkívül rossz szokás idézni a teljes eredeti szöveget a válaszban. Viszont az is kellemetlen, ha az olvasónak kell kitalálnia, hogy miről is van szó.
  • Legyünk konzervatívak a küldésben és liberálisak a fogadásban. Ne küldjünk indulatos leveleket (angolul flame-ket) még akkor sem, ha provokálnak. Másrészt viszont ne legyünk meglepve, ha indulatos levél érkezik, és okosan tesszük, ha nem válaszolunk rá olyan stílusban.
  • Ha továbbküldünk vagy újrapostázunk egy üzenetet, akkor ne változtassuk meg annak szövegét. Ha ez személyes üzenet volt, és egy csoportnak kívánjuk továbbadni, akkor illendő először engedélyt kérni a feladótól.
  • Az Interneten történő levelezés nem biztonságos, kivéve ha valamilyen rejtjelező eszközt használunk. Ne írjunk semmi olyat egy elektronikus levélben, amit nem küldenénk el nyílt levelezőlapon.
  • Könnyítsük meg a címzett dolgát, és írjuk alá üzenetünket, hiszen az e-mail címből nem mindig derül ki a küldő neve. Írjunk az üzenet végére egy, esetleg két sort arról, hogy miképpen érhetnek el. Egyes levelezőprogramokban ezt már jó előre elkészíthetjük, és az üzeneteink végére automatikusan beilleszti a program. Aláírás, vagy „signature” állománynak nevezik.
  • Használjunk vegyesen kis- és nagybetűt. A CSUPA NAGYBETŰ OLYAN, MINTHA ORDÍTANÁNK!
  • Használjunk szimbólumokat mondanivalónk hangsúlyozására (*erre* gondoltam) és aláhúzásjeleket kiemelésre (kedvenc könyvem a _Svejk, a derék katona_)!
  • Az érzelmek kifejezésére használjunk hangulatjeleket.
  • Ne lepődj meg, ha azt tapasztalod, hogy ismeretlen emberek tegeznek! Ez az Interneten általános szokás. Svédországban például kötelező a tegezés. Így volt ez nálunk is régen. Jusson eszedbe a mesebeli fordulat: „Felséges királyom, fejemet kezedbe ajánlom.”
  • Küldjünk rövid választ a feladónak, hogy megkaptuk a levelét, ha úgy gondoljuk, hogy a levél fontossága szükségessé teszi ezt. Tegyük meg ezt különösen akkor, ha részletesen válaszolni csak később lesz időnk.
  • Egy üzenet letöltése a címzett számára is pénzbe kerül, hiszen általában telefonvonalon kell letöltenie. Ez az alapvető gazdasági oka annak, hogy nem illik hirdetést, reklámot küldeni e-mailben. (Bizonyos non-profit hálózatokon tiltják is a reklámok küldését.)
  • Ne küldjünk nagyméretű levelet, nagytömegű kéretlen információt! Ha nagyobb anyagot szeretnénk küldeni, előtte tisztázzuk, valóban kéri-e a címzett, és képes-e fogadni a postaládája?
  • Képek küldésekor óriási különbséget jelent a különböző képformátumok alkalmazása. Vannak pazarló és takarékos formátumok. Pazarló a BMP, PCX, TIF formátum, takarékos a GIF és a JPG. Javasolt a JPG formátum alkalmazása. Ezeket a formátumokat a képkezelő szoftverek nagy része ismeri, és átkonvertálja a képet egyikről a másikra.

Hogyan levelezzünk « Tartalomjegyzék » Csatolt állományok kezelése

mit_irjunk_mit_ne_irjunk.txt · Utolsó módosítás: 2006/07/04 11:59 (külső szerkesztés)
 
Hacsak máshol nincs egyéb rendelkezés, ezen wiki tartalma a következő licenc alatt érhető el: CC Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported
Recent changes RSS feed Donate Powered by PHP Valid XHTML 1.0 Valid CSS Driven by DokuWiki